Een tijd geleden, op 1 juli 2012, is de nieuwe Wet incassokosten in werking getreden. De wet voorziet in een paar zekerheden voor de schuldeiser en ook voor de schuldenaar. Belangrijk is dat uw betalingsherinnering voldoet aan deze wet maar hier zijn nog steeds veel onduidelijkheden over.

Verplichte betaalherinnering aan consumenten.

Voordat een zaak ter incasso in behandeling genomen kan worden, is de schuldeiser verplicht in elk geval een herinnering te hebben gestuurd wanneer de schuldenaar een consument is. Die herinnering moet ook zijn aangekomen en moet gratis zijn, dus er mogen geen extra administratiekosten op gerekend worden. Ook moet de herinnering een termijn bevatten en de hoogte van de incassokosten als er niet betaald wordt. Allerlei regels zijn daaraan verbonden.

Verplichte betaaltermijn in de herinnering

De termijn van de herinnering moet in elk geval 14 dagen zijn na ontvangst van de herinnering. De crux zit in de “na ontvangst van de herinnering”. Wanneer een herinnering per post wordt gestuurd, zit sowieso 1 dag vertraging tussen verzending en ontvangst. Vaak wordt de zinsnede “u dient binnen 14 dagen na dagtekening” of “u  dient binnen 14 dagen te betalen” gebruikt. Dit is fout en leidt tot afwijzing van de incassokosten. Beter is daarom: “u dient binnen 14 dagen na de dag dat u deze brief hebt ontvangen”, of om veilig te zijn:  “u dient binnen 15 dagen na de dag van ontvangst van deze brief te betalen”. Rest daarna de vraag, hoe toon je als schuldeiser aan dat een brief op een bepaalde datum is ontvangen? Dit kan door de brief aangetekend te versturen of wanneer dit per email gaat, een ontvangstbevestiging aan te zetten. Voor de meer technisch ingestelde lezers: mailserver logs kunnen ook prima dienst doen.

Verplicht concequenties bij niet betalen noemen, de incassokosten.

Naast dat de termijn moet kloppen, is het ook erg belangrijk dat de concequenties van het uitblijven van de betaling worden genoemd. Een concequentie is dat incassokosten bovenop de factuur worden gerekend. De incassokosten zijn wettelijk vastgelegd en Aveon houdt zich hier aan. De genoemde incassokosten mogen dus niet hoger zijn dan het wettelijk maximum.

De berekening gaat middels onderstaande tabel:
15% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de eerste € 2500 van de vordering;
10% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 2500 van de vordering;
5% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 5000 van de vordering;
1% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 190.000 van de vordering;
0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6775.

Het minimumbedrag is €40,00. Komt de berekening dus neer op een lager bedrag dan €40,00, dan is het bedrag altijd €40,00.

Kunt u zelf geen BTW verekenen met de belastingdienst omdat u geen BTW nummer hebt of bent vrijgesteld? Dan moet er 21% bovenop de incassokosten worden berekend.

Via de website http://www.incassokostenberekenen.nl/ kunt u zelf eenvoudig de hoogte van de incassokosten berekenen.

Een goede herinnering sturen.

Een goede betalingsherinnering heeft dus in elk geval deze twee kenmerken aan boord. Een zinsnede welke dus niet mag ontbreken in uw herinnering is:

“Wij verzoeken u vriendelijk binnen 15 dagen na ontvangst van deze herinnering het bedrag groot €{factuurbedrag} te betalen op onze bankrekening met nummer: {IBAN} ten name van {Tenaamstelling rekening}. Bij uitblijven van de betaling binnen de genoemde termijn zijn wij genoodzaakt Aveon Rechtsbijstand & Incasso in te schakelen voor het innen van deze factuur. De kosten hiervan worden op u verhaald. De hoogte van de incassokosten zijn: {Hoogte incassokosten conform berekening}. ”

Friendly reminder service van Aveon

Wij kunnen ons voorstellen dat dit teveel gedoe met zich mee brengt. Daarom heeft Aveon de “friendly reminder service“. Met deze dienst sturen wij de laatste herinnering, volledig volgens de wettelijke eisen en kan Aveon direct overgaan tot incasso. De voordelen zijn tweeledig, aan de ene kant zal de debiteur eerder geneigd zijn te betalen na een herinnering van ons, simpelweg vanwege het feit dat vreemde ogen dwingen. Daarnaast heeft u altijd de zekerheid dat de herinnering op een juiste manier is verstuurd, u geen tijd laat liggen omdat achteraf blijkt dat de herinnering niet juist is en wij daarom het dossier nog niet in behandeling kunnen nemen. Neem voor de friendly reminder service vrijblijvend contact met ons op.